【特別寄稿】テレワーク実施における人材管理のポイントとは
【専門家コラム】
『テレワーク実施における人材管理のポイントとは』
これまで、多様な働き方・プライベートとの両立可能な働き方の選択肢の一つとしてその活用が望まれてきたテレワーク。システムや機械導入・労務管理方法の見直しの煩わしさから中々制度として定着しづらかったものの、昨年の新型コロナウイルス感染症の流行とともに国内の多くの企業がテレワーク導入に踏み切り、今やWEB会議も当たり前の風景になりました。
あれから1年半。テレワークの運用にかかる様々な課題も浮かび上がってきました。
人材不足が深刻化する中、ポストコロナ・ウィズコロナ時代を迎えるにあたり、私たちは今一度テレワーク運用に伴う課題を整理し、今後の人材管理に生かす必要に迫られています。
≪執筆者≫ やくい社会保険労務士事務所 代表 藥井 遥（社会保険労務士・産業カウンセラー・キャリアコンサルタント）
（写真）藥井 遥氏
労働時間や労働実態の把握問題
テレワークの導入に際し、パソコンやシステムの確保は比較的スムーズにいったものの、労働時間の管理については苦労された企業が多いように思います。
例えば、「所定労働時間の中で離席していたり、仕事をしていない時間があるように感じるが、テレワークのためずっと見ているわけでもなく注意しづらい」などというご相談があります。勤怠の打刻システムを利用すれば、始業と終業の時刻をシステム上で自動管理することはできますが、仕事の密度を測ることまではできません。仕事の進捗を逐一報告させる、常に画面をONにしておくなどの管理方法もあるのですが、やりすぎると「監視されている」「信頼されていない」と部下のモチベーション低下にも繋がりかねないため難しいところです。
こういった場合でも、原則はやはりシステム打刻や中抜けの休憩時間の自己申告による労働時間の申告ルールを徹底することです。テレワークを導入する際は事前のルール作りとその周知が必要ですが、その中に、「所定の休憩時間以外の中抜けをする場合は、事前に上司に申請しなければならない。中抜け時間の賃金は支払わない」「虚偽の労働時間を申告してはならない」
などについて就業規則（テレワーク規程）に規定し、懲戒規定とともに説明しておくことが重要です。そして万一虚偽報告等があったときは、規定に沿って処分が行われる可能性があることを示唆しておくことが一定の抑止力になります。
一方で、確かにデスクの前には居るようだけれど、成果物や業務日報の内容が少ない場合、業務分担の見直しのチャンスと捉えましょう。全体で業務の再分配を行った上で、任せた業務については裁量権を持たせるなどとすることで、部下のモチベーション低下はある程度防ぐことが可能です。
部全体の業務量の偏りを把握し再分配することは、まさに職場の働き方改革であり、テレワークへと働き方が変わった時は、労使双方が納得感をもって改革に取り組みやすいよいタイミングであるといえるでしょう。
例えば、「所定労働時間の中で離席していたり、仕事をしていない時間があるように感じるが、テレワークのためずっと見ているわけでもなく注意しづらい」などというご相談があります。勤怠の打刻システムを利用すれば、始業と終業の時刻をシステム上で自動管理することはできますが、仕事の密度を測ることまではできません。仕事の進捗を逐一報告させる、常に画面をONにしておくなどの管理方法もあるのですが、やりすぎると「監視されている」「信頼されていない」と部下のモチベーション低下にも繋がりかねないため難しいところです。
こういった場合でも、原則はやはりシステム打刻や中抜けの休憩時間の自己申告による労働時間の申告ルールを徹底することです。テレワークを導入する際は事前のルール作りとその周知が必要ですが、その中に、「所定の休憩時間以外の中抜けをする場合は、事前に上司に申請しなければならない。中抜け時間の賃金は支払わない」「虚偽の労働時間を申告してはならない」
などについて就業規則（テレワーク規程）に規定し、懲戒規定とともに説明しておくことが重要です。そして万一虚偽報告等があったときは、規定に沿って処分が行われる可能性があることを示唆しておくことが一定の抑止力になります。
一方で、確かにデスクの前には居るようだけれど、成果物や業務日報の内容が少ない場合、業務分担の見直しのチャンスと捉えましょう。全体で業務の再分配を行った上で、任せた業務については裁量権を持たせるなどとすることで、部下のモチベーション低下はある程度防ぐことが可能です。
部全体の業務量の偏りを把握し再分配することは、まさに職場の働き方改革であり、テレワークへと働き方が変わった時は、労使双方が納得感をもって改革に取り組みやすいよいタイミングであるといえるでしょう。
職場のコミュニケーション不足の問題
テレワークが主となり出社することが減れば、社員同士が顔を突き合わせて話をする機会も当然に減っていきます。特に新入社員などは社内の人間関係にまだ馴染んでいないことが多く、画面越しでは職場の雰囲気を感じ取りにくくなってしまいます。
また、テレワークだとどうしてもメールやチャットなど文字を使って会話をする機会も増えます。文字だけでは相手の空気感が伝わりづらく、相手は怒っているのか、嫌がっているのかなどという感情の機微を読むことは困難です。協働作業を通して進化してきた人間にとっては相手がどう思っているのか、どう考えているのか分かりづらいというのは非常にストレスがかかる状況といえます。
こんな時、例えば仕事上のチャットグループとは別に、職場内の準プライベート的なチャットグループを設定するなど、その場では気軽に愚痴を言えたり困りごとを相談できる場を設けてみてください。仕事上のチャットグループでは使いづらい絵文字もどんどん利用するのもいいでしょう。
また、テレワークの合間にWEB上で（1on1ミーティング）を1回10分程度でも設けてみるのはどうでしょう。ポイントは1対１のコミュニケーションという点であり、たとえ直接会わなくとも、「あなたを気にかけているよ」のメッセージを伝えることは可能です。この時、指示や指導をするというより、部下に何か困っていることがないかなど相手の理解しようとする場として臨んでいただけるとよいと思います。
また、テレワークだとどうしてもメールやチャットなど文字を使って会話をする機会も増えます。文字だけでは相手の空気感が伝わりづらく、相手は怒っているのか、嫌がっているのかなどという感情の機微を読むことは困難です。協働作業を通して進化してきた人間にとっては相手がどう思っているのか、どう考えているのか分かりづらいというのは非常にストレスがかかる状況といえます。
こんな時、例えば仕事上のチャットグループとは別に、職場内の準プライベート的なチャットグループを設定するなど、その場では気軽に愚痴を言えたり困りごとを相談できる場を設けてみてください。仕事上のチャットグループでは使いづらい絵文字もどんどん利用するのもいいでしょう。
また、テレワークの合間にWEB上で（1on1ミーティング）を1回10分程度でも設けてみるのはどうでしょう。ポイントは1対１のコミュニケーションという点であり、たとえ直接会わなくとも、「あなたを気にかけているよ」のメッセージを伝えることは可能です。この時、指示や指導をするというより、部下に何か困っていることがないかなど相手の理解しようとする場として臨んでいただけるとよいと思います。
メンタルヘルス上の問題
テレワークが続くと、外出が少なくなり運動不足となったり人と会話をしてリフレッシュできなくなったり、（自宅＝仕事場）となり息抜きができない、人との関わりが減って孤独感が増す、などのような状態が続くことでうつ病などメンタル不調に陥るケースが増えているようです。
テレワークにおいて労働者のメンタル不調を把握する難しさもあり、テレワークが定着してきた今、労働者のメンタル面を含む健康問題が徐々に顕在化してきています。
テレ―ワーク実施下において、労働者のメンタル不調の問題に、企業はどう対応したらよいでしょうか。一つは、先ほど取り上げた社内コミュニケーションの機会確保が挙げられるでしょう。テレワーク下では意識的に指示・指導以外のコミュニケーションを取り合うように心がけられることをおすすめいたします。
二つは、労働者に健康管理アプリを活用してもらったり、医師や保健師・カウンセラーなど外部も産業保健スタッフに相談できる体制を提供するなど、外部資源の活用による健康管理支援が挙げられます。
また、昼夜逆転のリズムにならないようにテレワークにおいて一律深夜帯の勤務を禁止したり、長時間労働になりすぎないように勤怠状況の管理・業務量の調整を行うなど、労務管理面における仕組みづくりも有用です。テレワーク導入にかかる職場の課題はそれぞれの職場によって当然異なりますし、労働者の属性等によっても表面化する問題は異なるものと思います。
テレワークが広く浸透して1年以上が経過した今、継続可能な制度とするために、今一度テレワークの課題点について確認し対策を取ってみられてみてはいかがでしょうか。
テレワークにおいて労働者のメンタル不調を把握する難しさもあり、テレワークが定着してきた今、労働者のメンタル面を含む健康問題が徐々に顕在化してきています。
テレ―ワーク実施下において、労働者のメンタル不調の問題に、企業はどう対応したらよいでしょうか。一つは、先ほど取り上げた社内コミュニケーションの機会確保が挙げられるでしょう。テレワーク下では意識的に指示・指導以外のコミュニケーションを取り合うように心がけられることをおすすめいたします。
二つは、労働者に健康管理アプリを活用してもらったり、医師や保健師・カウンセラーなど外部も産業保健スタッフに相談できる体制を提供するなど、外部資源の活用による健康管理支援が挙げられます。
また、昼夜逆転のリズムにならないようにテレワークにおいて一律深夜帯の勤務を禁止したり、長時間労働になりすぎないように勤怠状況の管理・業務量の調整を行うなど、労務管理面における仕組みづくりも有用です。テレワーク導入にかかる職場の課題はそれぞれの職場によって当然異なりますし、労働者の属性等によっても表面化する問題は異なるものと思います。
テレワークが広く浸透して1年以上が経過した今、継続可能な制度とするために、今一度テレワークの課題点について確認し対策を取ってみられてみてはいかがでしょうか。
≪執筆者紹介≫ やくい社会保険労務士事務所 代表 藥井 遥 氏
社会保険労務士／産業カウンセラー／キャリアコンサルタント／小学校教諭第一種免許
スタートアップ企業から中規模企業までの身近な相談先として労務顧問を請け負うほか、顧問先を対象とした業務のクラウド化・電子化支援やCUBICを活用した採用支援、両立支援制度の導入、助成金活用提案などの業務を行っています。
近年では職場環境改善による人材定着を目的とし、ハラスメントやメンタルヘルスに関わる組織内の問題に焦点をあて、研修や個別アプローチによる支援を行っています。
スタートアップ企業から中規模企業までの身近な相談先として労務顧問を請け負うほか、顧問先を対象とした業務のクラウド化・電子化支援やCUBICを活用した採用支援、両立支援制度の導入、助成金活用提案などの業務を行っています。
近年では職場環境改善による人材定着を目的とし、ハラスメントやメンタルヘルスに関わる組織内の問題に焦点をあて、研修や個別アプローチによる支援を行っています。
投稿日：2021.11.16
